Come gestire al meglio lo smart working: 9 strumenti utili

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Se ti stai chiedendo come gestire al meglio lo smart working, allora, con molta probabilità questo articolo fa al caso tuo.

Il 2020 è stato un anno pesante per tutti. Il virus Covid19 e la sua propagazione a livello globale, oltre a mettere a dura prova la salute fisica e mentale delle persone, è stata in grado di piegare intere economie. Tuttavia, spesso dalle grandi crisi possono nascere anche delle grandi opportunità.

E così è stato per il mondo del lavoro: lo smart working è diventato un mezzo per continuare a essere produttivi anche da remoto. Passato il peggio, sempre più professionisti e imprenditori hanno comunque deciso di continuare a sfruttare la flessibilità offerta dallo smart working.

Ogni nuova rivoluzione trova nelle tecnologie un nuovo modo di esprimersi; ogni tecnologia ci ha dotato infatti di infiniti modi di raccontare e trasmettere le nostre storie in tutto il mondo.

In questo articolo, andremo a scoprire nove strumenti chiave per agevolare il lavoro da remoto: dall’organizzazione delle attività alla comunicazione efficace e alla sicurezza dei dati, questi strumenti sono progettati per migliorare la produttività e semplificare la gestione del lavoro a distanza.

Cos’è lo smart working

Innanzitutto, è doveroso aprire una piccola parentesi sullo smart working, o lavoro agile.

Questo rappresenta una modalità di svolgimento delle attività professionali che si distacca dalla tradizionale presenza fisica in ufficio, permettendo ai lavoratori di eseguire le proprie mansioni da qualsiasi luogo, a qualsiasi orario.

Questa modalità di lavoro si adatta alle esigenze di un mondo in costante evoluzione, consentendo ai professionisti di bilanciare in modo più flessibile gli impegni professionali e personali. La tecnologia avanzata, come le piattaforme di videoconferenza, gli strumenti di collaborazione online e le applicazioni di gestione del lavoro, offre la possibilità di mantenere una comunicazione efficace e di gestire progetti complessi, il tutto da remoto.

Lo smart working ha senso al giorno d’oggi perché favorisce la conciliazione tra vita professionale e personale, riduce i tempi di spostamento e sfrutta al massimo le potenzialità della tecnologia per mantenere elevati standard di produttività. Inoltre, promuove un ambiente lavorativo basato sui risultati piuttosto che sulla presenza fisica, incoraggiando una cultura del lavoro incentrata sulle prestazioni e sull’autonomia.

Attenzione a non confondere il remote working (o telelavoro) con lo smart working.

Il primo non è altro che il lavoro a distanza nell’orario solito d’ufficio, semplicemente in un’altra sede. Lo smart working, invece, permette al lavoratore di lavorare per un numero variabile di ore perché l’importante è il raggiungimento di un certo obiettivo prefissato.

I tool giusti per fare smart working

Un’accurata scelta degli strumenti di lavoro riveste un ruolo cruciale nel garantire un’efficace e produttiva esperienza di smart working.

La corretta selezione di software e piattaforme adatte alle esigenze specifiche di un team o di un’organizzazione consente di ottimizzare la comunicazione, la collaborazione e la gestione delle attività. Strumenti di videoconferenza, piattaforme di gestione progetti e applicazioni di condivisione documenti facilitano la connessione e la sincronizzazione tra i membri del team, superando le sfide della distanza fisica. Inoltre, l’implementazione di soluzioni sicure per la gestione delle informazioni sensibili è fondamentale per preservare la privacy e la sicurezza dei dati aziendali.

La scelta attenta e personalizzata di tali strumenti non solo semplifica la gestione quotidiana delle attività, ma favorisce anche un ambiente di lavoro flessibile, dinamico e orientato ai risultati, essenziale per il successo nel contesto sempre più diffuso dello smart working.

Di seguito ti proponiamo nove strumenti utili ed efficaci che utilizziamo noi di Tramemotive per gestire il lavoro in smart working.

1. La collaborazione e la comunicazione in smart working: Slack 

Uno degli aspetti cruciali dello smart working è la comunicazione efficace. Slack è uno strumento versatile che consente di organizzare le conversazioni in canali tematici, facilitando la comunicazione tra i membri del team. L’interfaccia intuitiva e le funzionalità di condivisione file rendono Slack ideale per mantenere una connessione costante. Questo è particolarmente utile a coloro che devono garantire una comunicazione chiara e tempestiva anche a distanza.

2. La gestione delle attività in smart working: Trello o Asana

La gestione delle attività è cruciale per il successo di un’attività, indipendentemente dalle dimensioni. Trello oppure Asana offrono una piattaforma visiva che consente di creare bacheche con liste e schede, rendendo facile la pianificazione e il monitoraggio dei progetti. Assegnare compiti, impostare scadenze e visualizzare lo stato dei progetti sono operazioni semplici. Questi strumenti sono degli alleati indispensabili per chi desidera mantenere un’organizzazione impeccabile.

3. Le videoconferenze: Zoom o Meet

Le riunioni virtuali sono diventate la norma nel lavoro remoto, e Zoom e Meet sono uno degli strumenti leader in questo settore. Con funzionalità di videoconferenza di alta qualità, condivisione dello schermo e possibilità di registrazione delle riunioni, facilitano la collaborazione a distanza.

4. La gestione dei documenti: Google Workspace

La gestione dei documenti è un elemento cruciale per il lavoro da remoto, e Google Workspace offre una soluzione completa: con strumenti come Documenti, Fogli e Presentazioni, è possibile collaborare in tempo reale su documenti condivisi. La caratteristica di archiviazione nel cloud garantisce l’accesso ai documenti da qualsiasi luogo e dispositivo.

5. Il supporto informatico in smart working: Team Viewer

Una delle principali preoccupazioni maggiori, quando si lavora in solitaria e non si hanno delle adeguate competenze informatiche, riguarda il corretto funzionamento dei dispositivi. Nelle aziende di dimensioni più ampie, spesso è presente un responsabile IT dedicato a fornire assistenza ai dipendenti in situazioni del genere. Tuttavia, anche in contesti più ridotti, è possibile contare sull’aiuto di colleghi più esperti in ambito tecnologico.

In situazioni in cui questa figura di supporto non è fisicamente presente, diventa essenziale fare affidamento su software specializzati, come ad esempio TeamViewer. Oltre all’assistenza per i computer, questo strumento fornisce soluzioni di supporto anche per dispositivi mobili.

6. La sicurezza dei dati in smart working: NordVPN

La sicurezza dei dati è una priorità assoluta nel lavoro remoto. NordVPN fornisce una connessione sicura tramite server VPN, proteggendo i dati sensibili da potenziali minacce esterne. Per chi gestisce spesso informazioni confidenziali, l’utilizzo di una VPN è essenziale per garantire la sicurezza delle comunicazioni online.

7. Il monitoraggio del tempo: Clockify

Il monitoraggio del tempo è un elemento chiave per valutare l’efficienza e garantire una corretta remunerazione per il lavoro svolto. Clockify consente a soggetti singoli, team, organizzazioni e aziende di ogni dimensione e genere, di tenere traccia del tempo impiegato per svolgere un’attività, un progetto o il tempo speso per un determinato cliente. Questo strumento offrendo quindi una panoramica dettagliata del tempo impiegato su progetti specifici, consente una gestione più precisa delle risorse.

8. Il monitoraggio degli impegni: Google Calendar

Mantenere una visione condivisa di scadenze, appuntamenti e riunioni risulta fondamentale per garantire una certa efficienza lavorativa.

Google Calendar è lo strumento ideale per annotare appuntamenti, programmare riunioni e segnare le ferie o le assenze dei membri del team in un calendario condiviso. Questo calendario può essere facilmente consultato sia tramite browser che su dispositivi mobili, grazie all’applicazione dedicata, assicurando una sincronizzazione continua e una visibilità chiara per te e i tuoi colleghi. 

9. La scannerizzazione dei documenti in smart working: Camscanner

Lavorando in smart working, senza uno scanner a portata di mano, ti ritroveresti probabilmente a scattare una foto, ritagliare accuratamente l’immagine, sperando che non perda di definizione, e infine allegarla a una mail per l’invio a un collega o a un cliente. Con CamScanner, in pochi istanti, puoi ottenere una copia PDF del tuo documento digitalizzato con una qualità eccezionale e un perfetto bianco e nero. Questa applicazione intuitiva, rapida e conveniente trasforma il tuo smartphone in uno scanner portatile.

 

In un panorama lavorativo in costante cambiamento, l’adozione di strumenti efficaci è fondamentale per il successo dalla propria attività. Integrare questi nove strumenti nell’ambiente di lavoro non solo migliorerà la produttività, ma offrirà anche una maggiore flessibilità e sicurezza.

L’investimento in queste risorse si tradurrà in un ambiente di lavoro remoto più efficiente e in grado di affrontare le sfide del mondo moderno.

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Elizabeth Gelfi

Elizabeth Gelfi

Storyteller. È la mamma di Tramemotive. È lei che decide la linea editoriale e che scrive gli articoli della sezione Strategia di storytelling. Di base una professionista che guarda al bicchiere mezzo pieno, propositiva e proattiva, ma anche estremamente concreta e riflessiva.

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